正直、インターネットFAXには合う・合わないがあります。
導入してもあまり効果がないと時間とお金のムダですよね。
しかし、インターネットFAXを使うことで業務効率化やコスト削減できるのは大きなメリット。
事前にインターネットFAXのメリット・デメリットを知り、あなたに合う・合わないを判断する必要があります。
そこで、今回はインターネットFAXのメリット・デメリットを一覧にし、解説も入れました。
あなたに合うサービスか判断するのにお役立ちできれば幸いです。
- いつでもどこでもFAXが送信・受信できる
- 初期費用を抑えてFAXが使える
- ランニングコストも削減できる
- 送受信FAXが管理しやすくなる
- 実はセキュリティも高くなる
- 現在使用しているFAX番号を引き継げない
- 送信に時間がかかる
- 送信は専用の番号からになる
- 障害が発生すると送受信できなくなる
- 紙の資料はスキャンする手間がかかる
| 従来のFAX | インターネットFAX | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 約21,000円～60,000円 ※ファックス機＋電話回線 | 1,100円～1,650円 |
| 月額料金 | 550円～2,750円 ＋ インク・用紙代 | 550円～1,980円 |
| 通信料 | 3分 8.8円～45秒 44円 ※送信先による | 送信：8.8円～16円 受信：0円～11円 |
| FAX受信番号 | 既存の番号そのまま | 新規取得 ※転送電話サービスで既存番号使う方法もあり |
| FAX送信番号 | 既存の番号そのまま | 送信専用番号 ※TSID（送信端末識別）設定可能 |
| 送信にかかる時間 | 30秒～1分 | 1分～5分程度 |
| 障害対応 | ファックス機の修理・買い替え | 過去メールでFAX確認 |
| 紙資料 | そのまま送信 | スキャン、写真撮影して送信 |
| 電子データ(PDF、Word、Excelなど) | 紙に出力してから送信 | そのまま送信 |
| 外出時のFAX確認 | 不可 ※転送機能ある場合あり | いつでもどこでも確認可能 |
| FAX管理 | ファイリング 保管スペース必要 | フォルダ保存 保管スペース不要 |
| セキュリティ | 放置FAXで情報漏洩の危険あり | 放置FAXなし 通信暗号化 |
インターネットFAXのデメリット5つとその対策
インターネットFAXのデメリットは次の5つです。
どのデメリットも対策が可能なので、悩んでいる人は参考にして下さい。
インターネットFAXの仕組みについては次の記事で解説しています。
現在使用しているFAX番号を引き継げない
まず最初のデメリットは「現在使用しているFAX番号を引き継げない」こと。
インターネットFAXは既存FAX番号の引き継ぎ（ナンバーポータビリティ）はできず、新たにFAX番号を取得することになります。
取引先や関係者への連絡、名刺などの再作成が必要です。
03FAXでは番号移転に対応していますが、次の理由からオススメできません。
- 番号移転できる条件が限られる
- 番号移転の初期費用で3,000円かかる
- 番号移転利用料で毎月1,100円かかる
送信に時間がかかる
インターネットFAXのデメリット2つ目は「送信に時間がかかる」こと。
従来のファックス機で30秒～1分で送れたFAXが、インターネットFAXだと3分以上かかることも。
「なんだ、3分程度か」と思った人はこのデメリットは気にする必要ありません。
逆に緊急でFAXを送信する人は、業務に支障が出ないか検討してみてください。
PDF形式で送信すれば送信時間の短縮になります。
ExcelやWordで送信したときのファイル変換で時間がかかる場合が多いからです。
また、複数件まとめて送信する場合は、逆にインターネットFAXの方が早くなります。
インターネットFAXは複数の回線を同時に使えるからです。
送信は専用の番号からになる
インターネットFAXからの送信は、個別番号からではなくサービスごとの共通番号からになります。
相手からすると、受信と送信であなたの番号が別番号に見えるということ。
送付状やヘッダーにFAX番号を記載してあげると親切です。
障害が発生すると送受信できなくなる
インターネットFAXはサービスに障害が発生すると、送受信ができなくなるリスクがあります。
サービス提供側の問題なので、こちらは何もできません。
ただし、これは従来のファックス機でも同じ。
ファックス機が壊れてしまったらFAXは送れないですよね。
むしろインク切れや用紙切れがなくなる分、インターネットFAXの方が稼働率は上がるかもしれません。
障害発生中でも過去に送受信したFAXはメールで確認できます。
過去のFAXはメールや保存したファイルで確認しましょう。
ちなみに、2022年に発生した障害はメッセージプラスで1件、MOVFAXは2件だけ。（2022年11月18日時点）
※秒速FAXとeFaxは非公表
ファックス機より稼働率は高いと思いませんか？
紙の資料はスキャンする手間がかかる
最後のデメリットは紙の書類をFAX送信する場合にひと手間かかること。
紙の資料はスキャンしてPDFにしたり、スマホで写真撮影してからFAX送信します。
図面や見積書などの紙資料をFAXすることが多い場合、少し面倒かもしれませんね。
反対に、WordやExcel、さらにスマホで撮った写真もそのままFAXできるので、インターネットFAXの方が業務効率が上がる人もたくさんいると思います。
一番お手軽なのは、紙の資料をスマホで撮影してそのままFAXすること。
写真撮影 → そのまま添付でFAXが送れるので、時間もそんなにかかりません。
メッセージプラスやeFaxならスマホアプリもあります。
インターネットFAXのメリット5つ
次はインターネットFAXのメリットです。
インターネットFAXにはデメリットを上回るメリットがたくさんあります。
いつでもどこでもFAXが送信・受信できる
インターネットFAX最大のメリットが「いつでもどこでもFAXが送受信できる」こと。
パソコンやスマホがあれば、外出先や自宅からでもFAXの送受信が可能です。
取引先とのやり取りのスピードが上がる ⇒ 顧客満足度アップ
FAX確認のための出社がなくなる ⇒ 業務効率化
働き方改革の推進にも欠かせないツールのひとつです。
初期費用を抑えてFAXが使える
インターネットFAXは初期費用がほぼ必要ありません。
ネットに接続できるパソコン、スマホがあれば利用可能。
ファックス機や固定回線を準備する必要がなく、最初にかかる費用はほんのわずか（1,100円～1,650円）です。
回線別コスト比較表
| 加入電話（電話回線） | ひかり電話 | インターネットFAX | |
|---|---|---|---|
| ファックス機 | 20,000円～ | 20,000円～ | 0円 |
| 初期費用 | 40,480円 | 1,100円～4,950円 ＋ フレッツ光初期費用 （16,500円～） | 1,100円～1,650円 |
| 月額料金 | 1,595円～2,750円 | 550円 ＋ フレッツ光月額料金 （3,080円～） | 550円～1,980円 |
| 通信料 | 市内：3分 9.35円 ～20km：90秒 22円 ～60km：60秒 33円 60km～：45秒 44円 ※昼間の料金で試算 | 3分 8.8円 | 送信：8.8円～16円 受信：0円～11円 |
| インク・用紙代 | 別途 | 別途 | 不要 |
インターネットFAX導入のメリットがもうひとつ。
2週間～1ヶ月以上かかることもある回線工事が不要なので、使い始めるまでの日数が圧倒的に短くなります。
急ぎでFAX導入を検討している人は迷わずインターネットFAXを選べばOKです。
ランニングコストも削減できる
インターネットFAXはPDFでFAXを受信するので、ファックス機が不要になります。
ファックス機がなくなると、次のコストがそのまま不要になります。
- インク代・トナー代
- 用紙代
- ファックス機修理代・買い替え費用
ムダなコストだけが発生するFAX DMも、そのまま削除すれば費用は0円です。
また、インターネットFAXでの業務効率化で見えないコスト（人件費）の削減も。
トータルで考えると、インターネットFAXはかなりのコスト削減が期待できます。
eFaxによるFAX機とのコスト比較はこちら
送受信FAXが管理しやすくなる
インターネットFAXは送受信したFAXの管理が簡単になるというメリットも。
FAXを電子データ（PDF）で受信できるので、パソコンやスマホのフォルダにそのまま保存しておけます。
紙で受信したときのファイリングの手間、保管スペースも不要になります。
さらに、データで保存しておくことで、後から検索しやすくなります。
キーワード検索で探したいFAXが2秒で見つかるなんてことも。
「紙で保管していたFAXが見つからない」こともなくなります。
実はセキュリティも高くなる
「FAXがメールで届くなんて、情報漏洩は大丈夫？」なんて心配していませんか？
実はインターネットFAXの方がセキュリティは高くなります。
- 誰でもFAXを見られる
届いたFAXは取りに行くまでそのまま（放置FAX）
- 第三者はFAXを見れない
メールの受信者のみFAXを確認できる
放置FAXがなくなるインターネットFAXはセキュティ面でも安心です。
通信もしっかり暗号化されているので盗聴される心配もありません。
誤解されがち！インターネットFAXでもできること
インターネットFAXはまだまだ認知度が低いサービスなので、誤解されていることも多いのが実情です。
そこで、誤解されがちなこと、インターネットFAXでもできることを紹介していきます。
送信エラーが多くてFAXが届かない？
障害発生で使えないことが多い？
FAXを受信したことに気付かない？
手書きは一旦紙に出さないといけない？
毎回PDFに変換しないと送信できない？
まとめ：インターネットFAXはデメリットよりメリットの方が魅力的
- いつでもどこでもFAXが送信・受信できる
- 初期費用を抑えてFAXが使える
- ランニングコストも削減できる
- 送受信FAXが管理しやすくなる
- 実はセキュリティも高くなる
- 現在使用しているFAX番号を引き継げない
- 送信に時間がかかる
- 送信は専用の番号からになる
- 障害が発生すると送受信できなくなる
- 紙の資料はスキャンする手間がかかる
| 従来のFAX | インターネットFAX | |
|---|---|---|
| 初期費用 | 約21,000円～60,000円 ※ファックス機＋電話回線 | 1,100円～1,650円 |
| 月額料金 | 550円～2,750円 ＋ インク・用紙代 | 550円～1,980円 |
| 通信料 | 3分 8.8円～45秒 44円 ※送信先による | 送信：8.8円～16円 受信：0円～11円 |
| FAX受信番号 | 既存の番号そのまま | 新規取得 ※転送電話サービスで既存番号使う方法もあり |
| FAX送信番号 | 既存の番号そのまま | 送信専用番号 ※TSID（送信端末識別）設定可能 |
| 送信にかかる時間 | 30秒～1分 | 1分～5分程度 |
| 障害対応 | ファックス機の修理・買い替え | 過去メールでFAX確認 |
| 紙資料 | そのまま送信 | スキャン、写真撮影して送信 |
| 電子データ(PDF、Word、Excelなど) | 紙に出力してから送信 | そのまま送信 |
| 外出時のFAX確認 | 不可 ※転送機能ある場合あり | いつでもどこでも確認可能 |
| FAX管理 | ファイリング 保管スペース必要 | フォルダ保存 保管スペース不要 |
| セキュリティ | 放置FAXで情報漏洩の危険あり | 放置FAXなし 通信暗号化 |
ここまで紹介したデメリットで気になる点もあったかもしれませんが、実はすべて対策が可能です。
さらに、インターネットFAXにはデメリットを上回るメリットがたくさんあります。
インターネットFAXは初期費用が抑えられるのも大きなメリットのひとつ。
悩むより、まずは思い切ってお試ししてみるといいかもしれませんね。
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